Conceptos y funcionalidades Básicas Comunes

Los productos ofimáticos poseen una serie de funcionalidades comunes entre las que cabe destacar:

Ayudas

Aunque el entorno gráfico es altamente intuitivo, la potencia de los nuevos productos ofimáticos ha favorecido que los distintos fabricantes desarrollen diferentes sistemas de ayuda orientados a que el usuario obtenga el mayor rendimiento de la herramienta en el menor tiempo posible y de la manera más cómoda.

Existen distintos niveles de ayudas:

• Ayuda de interfaz gráfica : consta de barras de botones, índice y búsqueda por temas, ventanas emergentes y cuadros de diálogo. Este tipo de ayuda, el más habitual, es en general un completo manual de usuario.
• Ayudas expertas : permiten al usuario realizar una tarea guiado paso a paso, a través de preguntas sencillas que concluyen en la realización de la tarea deseada.
• Asistente de ideas o gráfico : el programa va intercalando sugerencias prácticas sobre la forma en la cual tratar el documento o realizar una determinada función.
• Tutoriales : realizan un recorrido a través de las principales funcionalidades del producto como se puede ver en la figura.

• Ayuda sensible al contexto : dependiendo del lugar de la aplicación se proporciona un tipo de ayuda relativa a la operación que se quiera desarrollar.

Barra de botones

Las barras de botones son conjuntos de iconos organizados de distinta forma dependiendo del producto. Su funcionalidad es la de proporcionar al usuario un "camino rápido" e intuitivo para realizar todas aquellas tareas que podría efectuar a través del teclado. Habitualmente están situados horizontalmente en la parte superior de la pantalla en una o varias filas, como se puede apreciar en la figura, y algunos productos tienen una barra adicional en la parte inferior de la misma.

Asimismo algunos productos cambian su barra de botones en función de la tarea que se está desarrollando, por ejemplo, variarán los iconos disponibles si se está dando formato a una celda o si se está trabajando directamente sobre un gráfico, implementando aquellos que son útiles para la tarea en cuestión.

En cuanto a las barras de botones se deben considerar que el programa posea las siguientes funcionalidades:

• Disponibilidad de iconos predefinidos.
• Creación de nuevos iconos.
• Personalización de las barras de iconos.
• Ubicación de la barra de iconos en distintos lugares de la pantalla.
• Ayuda contextual en la barra de estado o de título acerca de la funcionalidad del icono sobre el cual está situado el puntero del ratón.

Macrocomandos

Los macrocomandos o "macros" consisten en un conjunto de pulsaciones de teclas, teclas especiales y comandos previamente grabados que pueden ejecutarse cada vez que se desee. Se pueden crear macros grabando las pulsaciones de teclado o utilizando los comandos de macro incluidos en el producto.

Las "macros" han pasado de ser un fichero donde se almacenaban pulsaciones de tecla y posteriormente se ejecutaban de forma secuencial, a convertirse en un pseudolenguaje de programación.

El lenguaje de macros permite analizar cadenas de caracteres y numéricas, utilizar operadores lógicos y variables controlando el flujo de los macrocomandos. Asimismo, se pueden utilizar cuadros de diálogo y enlaces DDE (Dynamic Data Exchange) .

Todo esto permite al usuario crear sus propias utilidades para automatizar las tareas más repetitivas.

Importación / Exportación

Facilidad de poder enlazar documentos desde un producto a otro con distintos formatos. El mayor o menor número de formatos que sea capaz de soportar un producto será una medida directa de su compatibilidad con otras aplicaciones.

Hay que considerar el hecho de que no sólo se intercambian datos entre productos semejantes, por ejemplo entre procesadores de texto, sino que es muy frecuente la necesidad de acceder a información de otro tipo de productos, como por ejemplo, importar datos de una base de datos a una hoja de cálculo, etc.

No obstante, cada producto almacena su información en un formato determinado con códigos propietarios por lo que las conversiones no siempre son todo lo exactas que cabría esperar. A la hora de elegir un producto es importante comprobar que soporta los formatos de documentos que ya existen y que conlleva el menor número de reajustes posibles.
 

Visualización

Los documentos, ya sean pertenecientes a una hoja de cálculo, procesador de textos o un paquete de gráficos y presentaciones deben poderse visualizar en distintas escalas, por debajo o por encima del 100%, sobre el tamaño inicial permitiendo al usuario trabajar con la mayor comodidad posible.

Existen diferentes formas de visualizar el documento sobre el cual se está trabajando y cada producto ofimático implementa uno o varios de ellos en función de la calidad del mismo:

• Modo WYSIWYG (Lo que se ve es lo que se obtiene).
• Página completa y doble página en la que se puede visualizar una imagen general de cómo queda la página pudiendo incluso desplazar elementos gráficos e insertar o borrar líneas para dar un aspecto homogéneo al documento. Este tipo de visualización es propia de los procesadores de texto.
• A escalas distintas, por debajo o por encima del 100%. Este modo lo incorporan todos los productos ofimáticos
• "Zoom": marcando con el ratón el área que se desea ampliar. Este modo lo incorporan los paquetes de gráficos y presentaciones.

Previsualización e impresión

Antes de imprimir un documento es importante conocer de antemano cual va a ser el aspecto del mismo, su estética, ubicación de gráficos en la página etc., con el objeto de no desperdiciar tiempo ni papel en sucesivas pruebas de impresión.

Esta es la facilidad que ofrece el modo de visualización WYSIWYG en los procesadores de texto y paquetes de gráficos y presentaciones, sin embargo la mecánica de imprimir una hoja de cálculo es sensiblemente distinta. En este caso, se selecciona un rango de celdas y es en este punto cuando se hace importante que el producto disponga de un buen sistema de previsualización del documento final y retoque del bloque a imprimir.


Los aspectos a valorar serán los siguientes :

• La representación de forma visual de los márgenes superior e inferior de la página, pudiendo ubicar correctamente y de forma gráfica el bloque a imprimir.
• Ajuste de forma automática del bloque a imprimir encajándolo en la página a base de reducir el tamaño de letra.
• Inclusión de encabezados / pies de página, así como la numeración de las mismas.

Dentro de la impresión tiene gran importancia los drivers soportados, la resolución y la compatibilidad Postcript.

Los drivers o controladores de dispositivos son componentes software que contienen las instrucciones necesarias para controlar la operativa de un periférico, como en este caso una impresora.
 

G.U.I.

Acrónimo inglés que significa Interfaz Gráfica de Usuario. Es una facilidad que otorga al usuario la posibilidad de crear cuadros de diálogo con listas desplegables, botones de confirmación, botones a los cuales se pueden asignar macrocomandos y otras funcionalidades con el objeto de automatizar funciones repetitivas.

Tendencias tecnológicas y del mercado

Entre las principales tendencias actuales de los productos ofimáticos destacan las siguientes:

• Trabajo en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada sobre una sólida plataforma tecnológica de redes de área local, esta tendencia es ya un hecho en oficinas con un entorno ofimático avanzado.
• Multimedia. El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la presentación de la información como en la estructura misma de la comunicación. Existen múltiples definiciones de multimedia puesto que se trata de una tecnología en constante evolución. Se puede decir que multimedia es la aplicación conjunta y en un sólo mensaje de texto, gráficos, sonido e imágenes.

El fuerte crecimiento de las prestaciones de pc’S así como del software de aplicación y los precios cada vez más asequibles, están propiciando la rápida entrada en el mercado de esta tecnología.
 

• Herramientas multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y la creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas existentes, están propiciando el desarrollo de productos capaces de trabajar en diferentes plataformas. De hecho, numerosos fabricantes se están inclinando hacia la adaptación y desarrollo de sus productos ofimáticos sobre Java estándar. Esto hace a sus aplicaciones independientes del sistema operativo o plataforma puesto que del navegador que debería estar instalado en la misma existe una "máquina virtual" ("virtual machine"), encargada de interpretar el lenguaje Java (todo navegador tiene esta característica, independientemente de la plataforma para la que se haya desarrollado).Véase Internet
• Integración de herramientas ofimáticas. Los fabricantes en su afán por acaparar mercado están lanzando una serie de productos llamados suites , que son grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso. Un requisito imprescindible es que los distintos componentes de la suite también se encuentren disponibles en el mercado como productos independientes, y que éstos figuren en la élite de las aplicaciones ofimáticas del momento. Uno de los atractivos de estos conjuntos de aplicaciones es que el precio total del mismo suele ser muy inferior al de la suma de los programas que la forman.

Entre las características de una Suite de aplicaciones se pueden destacar:

• Fácil manejo.
• Interfaz de usuario amigable y personalizable.
• Necesidad de formación mínima.
• Compatibilidad con los productos que ya se poseen.
• Protección de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.
• Interoperabilidad con otras aplicaciones.
• Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.
• Seguridad de los datos.
• Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.
• Soporte de los dispositivos requeridos.
• Manuales en la lengua mayoritaria de los usuarios.

Al elegir un producto de estas características es importante valorar los siguientes puntos:

• Relación aumento de productividad / facilidad de uso.
• Personalización de los elementos de interfaz.
• Fácil transporte de los cambios realizados al resto de los programas que componen la suite .
• Facilidad de enlace con aplicaciones externas.
• Posibilidad de trabajo en grupo, compartiendo la información entre usuarios.
• Acceso transparente a los datos desde cualquier fuente, manteniendo la seguridad de los mismos.
• Mayor o menor integración de la herramientas.
• Moderación en la utilización de los recursos del PC.
• Necesidades de almacenamiento en disco duro y de memoria RAM.